Estudos em psicologia afirmam que realmente a primeira impressão é a que fica! A mente humana cria julgamentos nos primeiros instantes do contato que, dificilmente, poderão ser reversíveis. Essa é uma das razões pela qual é essencial que serviços ao consumidor ofereçam uma excelente experiência aos clientes desde o primeiro momento, para que essa pessoa guarde uma boa impressão daquele local, garantindo sua fidelização.

Na assistência médica este primeiro contato se inicia desde o agendamento online, ou pelo telefone, até a recepção e sala de espera. A forma como o paciente será atendido e recebido no espaço médico construirá a sua percepção sobre a instituição.

Por essas razões, é fundamental que um empreendimento médico se preocupe em oferecer um atendimento de alta qualidade e um espaço agradável para a recepção dos seus pacientes e acompanhantes.

Neste artigo, vamos apresentar 5 dicas fundamentais para que uma sala de espera proporcione a melhor experiência para o paciente, garantindo a sua completa satisfação.

1. Agendamento eficiente – tempo de espera

 A experiência do seu paciente começa no momento do agendamento, antes mesmo de chegar até o seu ambiente físico. Tradicionalmente, os agendamentos são, em sua maioria, feitos via telefone e é importante que desde esse momento o paciente já seja atendido com o máximo de atenção.

Para evitar períodos longos e desconfortáveis de espera é fundamental um bom agendamento. Para isso, a gestão do tempo de cada atendimento ajudará a definir melhor o quadro de horários, diminuindo a possibilidade de acúmulo dos pacientes em espera e colaborando para que os atendimentos sejam pontuais.

Atualmente, a tecnologia possibilitou o desenvolvimento de plataformas de agendamento online. São ferramentas que facilitam e agilizam os agendamentos sem a necessidade de um contato pessoal. Além dos agendamentos, essas plataformas podem ser um canal de busca por especialistas e clínicas médicas.

A plataforma Boa Consulta permite que o usuário pesquise por profissionais que atendem pelo seu plano de saúde e, também, possibilita o agendamento de consultas direto na plataforma via web ou aplicativo no smartphone, entre vários outros benefícios, tanto para os médicos quanto para os pacientes.

 2. Capacitação e treinamento da equipe – recepção

A recepcionista é a primeira pessoa a se relacionar com o paciente, é importante que ela tenha um alto padrão de atendimento, recebendo e tratando os pacientes com atenção e cordialidade.

O gestor pode proporcionar cursos de capacitação aos profissionais responsáveis pelos atendimentos afim de manter a qualidade no atendimento.

Um dos pontos mais importantes é que este profissional esteja alinhado à cultura organizacional da instituição médica e proporcione aos pacientes um atendimento humanizado.

A recepção é a porta de entrada da sua instituição, é a primeira impressão dos seus pacientes. Faça bons investimentos na sua equipe e assegure a fidelização dos pacientes.

3. Sala de espera – torne o seu ambiente agradável e harmônico

Na hora de escolher os móveis da sua sala de espera tente unir a estética com o conforto. Pense que seus pacientes podem passar um tempo esperando e o ideal é tornar esse tempo o menos desagradável possível.

Opte por poltronas individuais e confortáveis, use cores suaves e neutras que transmitam tranquilidade, tomando cuidado para não deixar o ambiente monótono e nem pecar pelo excesso de cores.

Esteja atento também quanto à disposição dos móveis, pois o espaço deve ser de fácil circulação. De preferência, o caminho entre a entrada e a recepção, e entre a sala de espera e os consultórios deve estar livre, desobstruído. Outro ponto importante é ter uma estimativa de atendimentos para definir a quantidade de lugares que serão necessários. Assim, a sala não ficará cheia de móveis sem necessidade e também não correrá o risco de algum paciente esperar em pé pelo atendimento.

A decoração do espaço físico tende a representar a personalidade médica, e o paciente se sentirá melhor em um ambiente acolhedor e aconchegante.

4. Serviços de copa

Disponibilizar um espaço com algumas opções de bebidas ou até mesmo alguns petiscos é uma ótima opção para deixar o seus pacientes e acompanhantes mais à vontade e confortáveis.

Deixe sempre disponível água e café em um espaço visível e pense em oferecer algumas outras opções de bebidas geladas e quentes, além de algumas opções de biscoitos. Vale a pena deixar que o seu paciente se sinta em casa.

 5. Ofereça distrações

 Essa já é uma medida comum nas salas de espera em grande parte das instituições de saúde e consultórios. A melhor forma do tempo passar mais rápido ou de pelo menos não sentir tanto desconforto na espera é oferecendo variados tipos de distrações.

Como o perfil de cada paciente pode variar, deixe disponível algumas opções, como:

• Revistas de temas e estilos variados
• Possibilidade de conexão WIFI
• Som ambiente
• Canais de TV

Procure consultar as preferências dos seus pacientes para tentar deixar o ambiente  o mais agradável possível. Mas, cuidado para não tornar o ambiente barulhento ou criar situações em que um paciente possa gerar algum tipo de incômodo aos outros. O ideal é criar um equilíbrio para que o espaço seja agradável.

Dica Bônus! 

A tecnologia possibilita conciliar ferramentas de gestão médica que também podem ser úteis e funcionais para os seus pacientes. É o caso da solução Saúde Pay.

O Saúde Pay é um software de inteligência tributária especializado em instituições de saúde, ele proporciona uma gestão financeira completa e eficiente, gerando economia de até 40% apenas com o fim do pagamento de impostos em duplicidade, conhecido como bitributação.

A parte interessante para os pacientes é que a solução emite notas fiscais de forma automática e essas podem ser acessadas pelos pacientes a qualquer momento através do aplicativo da ContSelf em um smartphone.

São os pequenos detalhes que fazem a diferença na hora da primeira impressão, e estes dificilmente podem ser alterados. Faça com que a sua sala de espera seja um ambiente agradável e aconchegante, e melhore a experiência do seu paciente assegurando sua fidelização e recomendação a outras pessoas.