Contratar uma secretária pode não ser uma tarefa das mais fáceis para um médico, principalmente se essa é a sua primeira contratação. Hoje em dia, a secretária é considerada como o “braço direito” do profissional da saúde e, por esse motivo, ela precisa atender a uma série de requisitos para que o consultório seja bem assessorado.
Se você está procurando por uma secretária para o seu consultório, mas não tem ideia por onde começar esse processo seletivo, confira, a seguir, quais são os principais pontos a serem avaliados antes de efetivar a contratação.
Toda secretária precisa ser educada e gentil
Bom, essa é a premissa básica para começar a seleção por uma nova secretária para o seu consultório médico. É importante lembrar que o papel da secretária é, essencialmente, relacionar-se com os seus pacientes e, portanto, ela precisa ser uma pessoa receptiva, bastante educada e, também, deve saber tratar as pessoas com gentileza. Ainda dentro dessa perspectiva, é importante que a secretária saiba se adaptar a situações diversas, buscando atender cada cliente da melhor maneira possível.
Ser discreta
A discrição também é um ponto importante, já que um consultório médico receberá pacientes com necessidades e dificuldades diversas. Por isso, a secretária ideal deve ser sensível para compreender as diferentes situações que exigirão dela uma postura mais profissional e prudente, já que ela terá acesso a informações particulares e sigilosas sobre a vida dos pacientes.
Ser eficiente e proativa
Não é a toa que a secretária é considerada como o braço direito de um médico! Além de organizar a agenda do profissional, marcar consultas e receber os pacientes, ela também deve estar apta a resolver algumas questões burocráticas, como o pagamento de fornecedores, gestão do estoque de materiais do consultório, acompanhamento das manutenções programadas de equipamentos e, ainda, zelar pela limpeza dos ambientes.
Além disso, é importante que a secretária também tenha interesse sobre a área da saúde, conhecendo questões importantes sobre a humanização do atendimento médico, que é preconizada pelo Sistema Único de Saúde (SUS). Há, também, o conhecimento técnico relacionado à gestão de planos e operadoras de saúde, para o adequado atendimento dos pacientes.
Ser organizada
Na verdade, esse não é um pré-requisito, mas uma das principais necessidades para o perfil de uma secretária ideal. Como grande parte dos processos do consultório médico passam pelas mãos da secretária, ela precisa ser bastante organizada, para que tudo aconteça da maneira certa e no momento adequado.
Hoje em dia, há vários aplicativos que podem ajudar a sua secretária a otimizar a rotina do consultório. Alguns deles possuem versões gratuitas, como é o caso do Asana, e do Trello, por exemplo. Por meio dessas soluções, é possível sincronizar as agendas, priorizar tarefas e, também, ter um panorama das atividades a serem realizadas na semana.
Ser honesta e confiável
Essa característica é importante não apenas para a secretária, mas para qualquer profissional que você precisar contratar em seu consultório médico. A honestidade é fundamental para que haja uma relação de respeito entre você e os seus funcionários. Por isso, tente avaliar questões ligadas ao caráter do profissional antes de contratá-lo de fato. Afinal, habilidades podem ser desenvolvidas, mas o caráter raramente pode ser moldado.
Ter habilidade com recursos tecnológicos
Nos dias de hoje, a tecnologia está por toda parte. Por isso, a secretária ideal para o seu consultório precisa dominar os recursos básicos de informática, como o Pacote Office, que inclui digitação de textos, criação de apresentações em slides e também o gerenciamento de planilhas em Excel.
Também é importante que ela saiba utilizar ferramentas de comunicação instantânea, como WhatsApp e Skype, visto que esses recursos são muito utilizados hoje em dia pelos pacientes para marcação de consultas e também para sanar dúvidas diversas sobre tratamentos, medicamentos e outras coisas.
Quanto custa contratar uma secretária de qualidade?
A contratação de uma secretária com carteira assinada requer um investimento que possa cobrir:
- O salário da profissional;
- 13º salário;
- Férias;
- Contribuição da Previdência Social (INSS): que equivale a 20% do salário, sendo uma parte custeada pelo empregado e a outra pelo empregador;
- Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS): equivale a 8% do salário pago, e é de responsabilidade do empregador;
- Vale-transporte; e
- Vale-alimentação.
Como você pode ver, a contratação de uma secretária envolve uma série de gastos, mas, por outro lado, essa profissional certamente contribuirá (e muito) para a gestão do seu consultório médico, além de otimizar outras atividades da sua rotina de trabalho.
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