Repasse médico de forma automática

 

É possível otimizar o repasse dos recebíveis dos médicos? Como reduzir o trabalho da clínica com segurança?

 

O repasse médico nas clínicas médicas é um procedimento comum, rotineiro, trabalhoso e necessário. São várias as instituições de saúde que possuem em sua rotina o processo do repasse para os médicos prestadores de serviços, sejam eles pessoa física ou jurídica.

Mas, afinal, como ocorre o repasse médico manual nas clínicas? Quais os riscos desse procedimento?

O repasse médico nada mais é do que o acerto financeiro que a clínica faz com os prestadores de serviços que fizeram os atendimentos (consultas, procedimentos, cirurgias, e afins) num determinado período de tempo. Ou seja, se o repasse médico é feito quinzenalmente, ou mensalmente, isso significa que a clínica apura todos os atendimentos de cada médico prestador de serviço neste período e, no dia combinado, faz o repasse dos valores devidos a cada médico, respectivamente.

Risco 01 – Fluxo de caixa da clínica fica prejudicado

Hoje em dia, nenhuma instituição, seja ela de qual ramo for, pode se dar ao luxo de aceitar como formas de pagamento, apenas dinheiro, cheque ou transferência bancária. Para atrair clientes, quanto mais formas de pagamentos e facilidades de parcelamento, melhor!

Mas, vamos supor que todos os pagamentos dos pacientes à clínica foram feitos em dinheiro (em espécie). Neste caso, apesar da apuração ser trabalhosa (muitas vezes o controle é feito por planilhas) é a forma mais fácil de fazer o repasse médico com transparência.

Entretanto, quando a clínica abre aos seus pacientes a opção de pagarem via cartão de débito e crédito (principalmente nas opções de parcelamento), esse controle via planilha fica extremamente complicado. A clínica teria de compilar mensalmente o montante que cada médico precisaria receber, considerando as parcelas de cada paciente (entradas em dinheiro, no débitos e todos os parcelamentos). Esse controle manual é inviável. Talvez seja por isso que ninguém o faz.

A solução que muitas clínicas encontraram foi: pagar o prestador de serviços à vista e receber parcelado. É como se a clínica preferisse pagar para não ter dor de cabeça, se formos colocar em palavras bem fáceis de entender. Mas, desse jeito, como todo o faturamento (seja próprio da clínica ou dos prestadores) passa pela conta bancária da clínica, isso mascara o real fluxo de caixa da clínica, o que geralmente acarreta em problemas. Um deles é a clínica gastar mais do que realmente tem.

Risco 02 – Erro na apuração dos valores a serem repassados

Por ser um trabalho manual, que requer atenção, organização, e os registros são sistemáticos, não é somente fácil, mas comum ocorrerem erros de apuração dos recebíveis. Geralmente o próprio médico ajuda na conferência dos recebimentos, mas é censo comum que tanto a clínica quanto o prestador podem errar quanto a essa apuração.

Não é à toa que existem muitos sistemas que fornecem relatórios para auxiliarem no momento do repasse de recebíveis.

Risco 03 – Impostos a mais – A clínica vai bitributar

Quem lida com repasses médicos no dia a dia, sabe que esse é um problema clássico e caro para a clínica. Por mais que muitos softwares possam fornecer os relatórios para otimizar os repasses, a verdade é que o dinheiro todo transacionado na maquininha, continua passando pela conta bancária da clínica.

Além disso, a clínica emite a nota fiscal do valor total do atendimento para o paciente, mesmo que o valor todo não seja dela. Dessa forma, no momento de pagar os impostos, a clínica paga o imposto do faturamento cheio, quando seria mais justo e transparente, ela pagar pela sua parte apenas.

A pergunta chave é: “Será que existe uma ferramenta que, além de automatizar os repasses médicos, também resolva os riscos descritos acima?”

Felizmente, a resposta é SIM. Pioneira no mercado brasileiro, a ContSelf possui uma solução que automatiza o repasse médico, além de realizar o Split de pagamentos com emissão de notas fiscais. Vamos explicar passo a passo para que fique claro como a ContSelf propõe acabar com os riscos citados acima:

Solução 01 – Split de Pagamentos

Na maquininha (de cartões) da ContSelf (credenciadora Cielo) o cliente passa o cartão uma única vez, como de costume. Porém, a maquininha já direciona os valores respectivos aos responsáveis pelo atendimento, por exemplo, 50% para o médico prestador de serviços e 50% para a clínica.

Desta forma, elimina-se a necessidade de fazer repasses médicos, uma vez que o pagamento é feito diretamente pelo paciente para o médico e para a clínica. Quando o Split de pagamentos é feito, a conta bancária da clínica terá apenas os valores da própria clínica, tornando o fluxo de caixa do estabelecimento mais transparente e fácil de ser analisado.

Solução 02 – Emissão de notas fiscais de todas as partes envolvidas

O Split de pagamentos é uma grande solução! Isso é fato! Entretanto, sem o split também das notas fiscais, de forma automatizada, a solução fica incompleta e muitas vezes inviável para as instituições de saúde.

Explicando de outra forma, além de fazer a divisão do pagamento entre os responsáveis, a solução da ContSelf já emite automaticamente as respectivas notas fiscais (do médico e da clínica). No próprio cupom da maquininha, aparece um QR Code que, quando o paciente aponta a câmera do celular, visualiza um PDF com as NFs. Graças à tecnologia da solução ContSelf, a clínica pode economizar até 40% com pagamento indevido de impostos (bitributação).

Solução 03 – Acompanhamento individualizado dos recebíveis

Cada participante do Split (a clínica e todos os prestadores de serviços) possuem um login e senha de acesso ao sistema web. O acesso da clínica é geral, e os acessos dos médicos são individualizados. Cada prestador de serviços consegue, dentro do seu acesso, visualizar as transações do dia, agenda financeira, recebimentos futuros, relatórios. Além de visualizar também todas as notas fiscais emitidas (ou recibos médicos).

Outra vantagem é que o gerenciamento dos recebimentos é individualizado. Ou seja, caso o médico queira antecipar todos os seus recebíveis, mas a clínica não, não há problema. Os recebimentos são separados e podem ter regras diferentes!

Esse artigo fez sentido para você? Para conhecer melhor a solução da ContSelf, acesse o site: www.contself.com.br