Hoje em dia, a otimização de processos deixou de ser um bônus e passou a ser essencial para que as empresas se destaquem no mercado. Na verdade, para que sobrevivam! Não basta somente ter uma boa ideia, investir pesado na infraestrutura ou na atração de clientes. É preciso organizar e otimizar os processos da empresa periodicamente, pois processos ineficientes são caros e não geram os resultados desejados.
A otimização de processos, também conhecida como gestão de processos, é um conjunto de ações que busca reduzir gastos desnecessários com materiais, equipamentos ou/e recursos humanos.
Neste artigo, vamos te ajudar a entender o funcionamento da otimização de processos, benefícios e aplicação em clínicas médicas. 😉
Como iniciar a otimização de processos nas clínicas?
Para melhorar os processos é necessário:
- Compreender
- Traçar
- Executar
- Mensurar
- Monitorar as atividades
COMPREENDER: Todos os processos devem estar alinhados com os objetivos da clínica (a curto, médio e longo prazo). Em outras palavras, não adianta criar ou modificar processos aleatoriamente ou de maneira não intencional. Todos eles precisam apontar para o alcance das metas.
TRAÇAR: Uma vez que as metas foram traçadas, é necessário elaborar um plano de ação: o que fazer, quando fazer, como fazer?
EXECUTAR: Mãos à obra! Aqui é o momento de colocar a mão na massa e executar o plano de ação.
MENSURAR: Ao final da ação executada é importante mensurar os resultados. Nosso plano funcionou? Alcançamos a meta? Superamos a meta? Não conseguimos? Quais as percepções, desfalques, falhas durante o processo? Geralmente, o cliente/paciente é importante para essa análise. Neste ponto, as perguntas certas são fundamentais. Hora de mensurar os resultados e traçar melhorias no plano de ação. Perceba que trata-se de um processo cíclico. Novamente é necessário compreender, traçar, executar e mensurar.
MONITORAR AS ATIVIDADES: Não somente ao final de cada ação planejada deve-se monitorar o que foi feito. Artifícios para o monitoramento ao longo das ações (durante o processo) são importantes para, por exemplo, interromper uma ação mal feita, evitar desperdício de recursos e morosidade na correção das falhas.
Qual é a melhor forma de otimizar os processos e os seus benefícios?
A melhor forma de otimizar os processos de um empreendimento é mapear e entender a metodologia da organização: identificar as atividades que precisam ser executadas, o tempo gasto para executá-las, as competências necessárias para fazê-las bem feito, a importância de cada uma delas para a organização e qual a integração que as áreas têm entre si.
Os benefícios são inúmeros: otimização do tempo, priorização das atividades (ordem de relevância), redução de custos, aprimoramento/refinamento de atividades, tomadas de decisão mais ágeis, menos erros, aumento da eficiência do negócio e, consequentemente, crescimento da empresa.
Qualificar, capacitar a mão de obra, também é essencial para o desenvolvimento da equipe. Treinamentos constantes para atualização dos colaboradores são muito importantes. Esse é o tipo de investimento que motiva o colaborador e melhora o clima organizacional.
O desenvolvimento dos colaboradores traz melhorias nos processos, nos resultados e para os clientes/pacientes.
Aplique a otimização dos processos e veja os benefícios ao longo do tempo
Não fique desanimado! O aumento da concorrência no mercado pode ser uma ótima oportunidade para rever seus processos e otimizá-los! Processos bem estruturados são sinônimo de menores custos, mais foco, melhores resultados.