O fluxo de caixa de um consultório merece atenção por parte dos profissionais, afinal, ele engloba todas as informações financeiras do estabelecimento.

Manter as finanças sempre organizadas é indispensável para que clínicas e consultórios possam crescer, assim como acontece com outros tipos de negócios. Negligenciar essa parte, por outro lado, pode trazer muito prejuízo e dor de cabeça.

O profissional responsável pelo financeiro do consultório precisa dedicar muita atenção ao fluxo de caixa. No entanto, é comum que pessoas que atuam em outras áreas, como no caso dos médicos, não entendam muito sobre o assunto.

Olhando por cima, pode parecer que o tema é um bicho de sete cabeças, mas na verdade, depois de dominá-lo, fica muito mais fácil cuidar do dinheiro que entra e sai do consultório ou clínica.

É assim que você vai conseguir arcar com todas as despesas, aproveitar bem os lucros e fazer os investimentos certos para o negócio. Se você quer saber um pouco mais sobre o assunto, leia este artigo.

Conheça o conceito de fluxo de caixa do consultório, como otimizar esse setor, qual é sua importância e as vantagens que oferece.

O que é fluxo de caixa do consultório?

Fluxo de caixa é um recurso usado para controlar toda a movimentação financeira da clínica ou consultório. Ele mostra o que entra e sai do caixa durante um período, podendo ser:

• Diário;
• Semanal;
• Mensal;
• Trimestral;
• Semestral;
• Anual.

É por meio dessa ferramenta que o profissional consegue organizar os gastos e recebimentos do estabelecimento médico. Se for bem implementado, serve de base para as tomadas de decisão.

Esse instrumento é usado por empresas dos mais variados tipos, como um fabricante de controlador de acesso estacionamento. Com ele, se tem uma visão completa do que paga e recebe, podendo preservar a saúde do negócio.

O planejamento financeiro também se torna mais exato, evitando que o dinheiro da clínica se misture com suas finanças pessoais. O profissional pode lançar previsões de pagamentos de curto, médio e longo prazos, como reformas, contas, entre outros.

Para que isso seja possível, basta fazer uma projeção de lucros e despesas e se organizar para tirar os projetos do papel.

Entretanto, tenha em mente que usar o fluxo de caixa não vai fazer o dinheiro aparecer, mas o profissional saberá para onde está indo o dinheiro e o que pode fazer para economizar, caso seja necessário.

Saiba como otimizar o fluxo de caixa

Existem algumas práticas que ajudam a otimizar o fluxo de caixa do consultório. Dentre as que mais se destacam, estão:

1. Fazer projeções futuras

Se uma gráfica especializada em plotagem de projetos conhece suas receitas e despesas, tem mais facilidade para planejar as metas do seu negócio.

Parte do faturamento recebido sustenta as informações sobre receitas e despesas operacionais. Fazer essa análise é uma forma de ter mais previsibilidade nas finanças.

2. Ajustar os prazos

É comum que uma instituição de saúde precise comprar insumos básicos para suas atividades do dia a dia. Assim sendo, é necessário conhecer o ciclo financeiro do negócio e identificar prazos médios de pagamento e recebimento.

Fazer uma adequação desses prazos é crucial para o ciclo financeiro. Por exemplo, se o convênio médico faz o pagamento das consultas dentro de um prazo de sessenta dias, é necessário ter mais tempo para pagar os fornecedores.

3. Aprimorar as negociações

O profissional precisa participar das negociações para otimizar o fluxo de caixa, ou seja, ele deve se comunicar com fornecedores e outros parceiros para buscar valores e prazos compatíveis com a realidade financeira da clínica.

Procure manter a proximidade e as negociações, principalmente quando se trata de convênios, visando evitar faturamentos não recebidos e negados por essas instituições.

4. Estabelecer processos

Dificilmente o estabelecimento vai conseguir usar todas as estratégias possíveis para otimizar seu fluxo de caixa, no entanto, lembre-se de que elas existem para garantir que as atividades sejam realizadas da maneira correta.

Para uma empresa de transporte de cargas, é uma forma de evitar dores de cabeça, assim como para clínicas e consultórios.

Nesse sentido, procure construir e documentar processos da área financeira, pois isso evita erros e possibilita correções, sempre que necessário.

5. Conhecer seu fluxo de caixa

Controlar adequadamente o fluxo de caixa é essencial para gerenciar as finanças da corporação. Mas muitos gestores não dominam o assunto como deveriam, por isso, não sabem ao certo o quanto recebem e o quanto pagam.

Lance diariamente as receitas e despesas, incluindo prazos para ambas. Hoje em dia, você pode contar com softwares desenvolvidos exclusivamente para essa função, facilitando e automatizando cálculos e outros processos.

6. Fazer provisionamentos

Algumas despesas fazem parte da rotina do consultório, como pagamento de funcionários, contas de água e luz, internet e por aí vai. Durante o recebimento de correspondência, separe todas aquelas que são despesas recorrentes.

Com isso em mente, reserve parte da receita para pagar essas contas e não se esqueça de criar uma reserva financeira capaz de cobrir, pelo menos, três meses de despesas financeiras, caso ocorra algum problema no futuro.

7. Atentar-se às estocagens

A estocagem é um dos fatores que mais geram impactos no ciclo financeiro dos negócios. Fornecedores de insumos procuram estabelecimentos de saúde para oferecer descontos e bater suas metas.

Comprar insumos em grande quantidade, embora tentador em vista do desconto, pode representar um risco para a saúde financeira do consultório.

Essa prática pode comprometer o fluxo de caixa porque os insumos serão pagos com antecedência e usados posteriormente ao recebimento. Como resultado, ocorre um descolamento do fluxo de caixa por conta de um desembolso alto com compensação tardia.

8. Contratar profissionais qualificados

Uma empresa de terceirização de serviço de copeira hospitalar conta com profissionais qualificados que se responsabilizam por sua gestão financeira.

Clínicas e consultórios médicos precisam dessas pessoas porque elas representam retornos excelentes para as finanças, principalmente quando o médico não sabe ou não tem tempo de lidar com essas questões.

Vantagens do fluxo de caixa

Cuidar bem do fluxo de caixa de seu negócio pode evitar problemas e ainda trazer muitas vantagens. São elas:

Finanças mais simplificadas

Gestão financeira não é um assunto dominado por muitos profissionais da saúde, tendo em vista que o tema não é abordado nos cursos de medicina.

Por isso, ao controlar bem o fluxo de caixa por meio de uma ferramenta, as finanças se tornam um assunto simples e descomplicado. O estabelecimento naturalmente vai reduzir seus custos e aumentar seu destaque na área em que atua.

Automatização de processos manuais

Para uma confecção de uniforme de trabalho personalizado, automatizar tarefas manuais e repetitivas é sinônimo de economia de tempo, e a mesma situação se aplica aos consultórios e clínicas.

Os médicos terão mais tempo para se dedicar aos pacientes e ainda podem acessar recursos como prontuário eletrônico para agilizar as consultas e tornar as conversas mais humanizadas.

Com o fluxo de caixa acontece a mesma coisa, pois o sistema usado registra todas as informações e movimentações financeiras.

Melhora a imagem do consultório

Ainda é comum entrar em consultório médicos e sentir que ele parou no tempo, devido ao velho hábito de registrar tudo em papel. Também são estabelecimentos que entram em contato com as pessoas por telefone e fazem as mesmas perguntas nos retornos.

Assim como um profissional de projeto arquitetônico consultório odontológico usa recursos de última geração para as construções, seu consultório também precisa.

Ele deve acompanhar as mudanças e inovações no mercado, visto que isso melhora a experiência das pessoas que são atendidas por você.

Ao controlar o fluxo de caixa por meio dessas ferramentas, o estabelecimento otimiza o cadastro de pacientes, sua gestão financeira, dentre outras tarefas importantes.

Mais atenção aos pacientes

No Brasil, cerca de 50% das micro e pequenas empresas fecham por causa da inadimplência e ausência de capital, consequências da falta de lucro. Atentar-se a isso é importante porque os consultórios se enquadram nesse segmento.

Para atender seus pacientes tranquilamente e não se preocupar com as finanças, é necessário fazer como uma empresa de projeto de climatização hospitalar e cuidar bem do seu fluxo de caixa.

O controle de todo o dinheiro que entra e sai da instituição vai muito além de evitar dívidas, visto que também permite investir em melhorias e insumos que melhoram o atendimento consideravelmente.

Considerações finais

O dinheiro é a base para o funcionamento de qualquer negócio e com as clínicas e consultórios não é diferente. Esses estabelecimentos também possuem suas receitas e despesas e devem estar atentos a elas.

A ferramenta para fazer isso é o fluxo de caixa e, neste artigo, você conheceu um pouco mais sobre esse assunto e sua importância para o sucesso do seu negócio na área da saúde.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.