Para facilitar e aumentar o conhecimento sobre as notas fiscais de serviços para clínicas médicas preparamos nesse artigo todas as informações essenciais para uma emissão correta e descomplicada. Continue com a gente e confira.
A importância da emissão de notas fiscais
Primeiramente, é de conhecimento geral que qualquer tipo de empreendimento precisa emitir notas fiscais para o seu cliente/paciente referente a uma compra ou prestação de serviço.
A nota fiscal é um comprovante que o pagamento foi realizado, além disso, é também uma forma do Estado controlar e arrecadar tributos.
A emissão da nota fiscal é uma obrigação do estabelecimento, e a sua emissão requer alguns detalhes burocráticos para que seja feita corretamente.
Assim como em outros setores, no universo da saúde não é diferente. Os estabelecimentos médicos como clínicas, hospitais ou consultórios, devem emitir notas fiscais de serviços para todos os atendimentos realizados aos seus pacientes.
As notas fiscais de serviços médicos exigem algumas atenções para serem feitas da melhor forma e não causarem perda de tempo ou pagamentos de tributos maiores que o necessário.
Onde devo acessar para emitir uma nota fiscal?
Para emitir uma nota fiscal, é necessário acessar o site da Prefeitura da cidade em que a empresa está localizada.
Por exemplo, se a clínica está localizada em São Paulo, ela deve emitir a nota fiscal pelo site da Prefeitura de São Paulo, como exigido.
Cada Prefeitura pode ter um sistema diferente para a emissão das notas fiscais, por isso é importante estar atento às instruções específicas de cada cidade.
O que é necessário para emitir minhas notas fiscais de serviço?
Para emitir suas notas fiscais de serviço, é necessário seguir alguns passos:
- Registrar-se na prefeitura do município onde sua empresa está localizada e obter o Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM) e a Inscrição Municipal (IM).
- Verificar as regras e obrigações fiscais do município em relação à emissão de notas fiscais de serviço.
- Obter um software emissor de notas fiscais eletrônicas (NF-e) que seja compatível com o padrão utilizado pela prefeitura do seu município.
- Configurar o software emissor de NF-e com os dados da empresa, incluindo o CCM, a IM e a alíquota de ISS (Imposto Sobre Serviços) que deve ser recolhida sobre o serviço prestado.”
- Emitir a nota fiscal eletrônica de serviço com as informações necessárias, como dados do prestador de serviço, dados do tomador de serviço, descrição dos serviços prestados, valor do serviço e valor do ISS a ser recolhido.
- Armazenar as notas fiscais eletrônicas emitidas de acordo com as exigências fiscais do município.
- Possuir certificado Digital, e-CNPJ: através de duas opções:
- Certificado A1 (programa instalado no computador para emitir as notas)
- Certificado A3 (um token, semelhante ao um pen drive, para conexão no computador)
As duas opções têm exatamente a mesma funcionalidade. Sendo assim, são obrigatórias para garantir a segurança do usuário de que apenas o dono do CNPJ emita a nota fiscal.
As regras de emissão de notas fiscais podem variar por município e atividade econômica, portanto é importante buscar informações na prefeitura ou órgão fiscalizador local.
Quais tributos compõem as notas fiscais de serviço?
Os tributos que podem compor as notas fiscais de serviços podem variar dependendo do município e estado onde a clínica está estabelecida e também do tipo de serviço prestado. Em geral, os tributos que podem ser incluídos nas notas fiscais de serviços são:
- Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS): é o principal tributo incidente sobre os serviços prestados por clínicas e hospitais. O ISS é um imposto municipal e a alíquota pode variar de acordo com o município, geralmente variando entre 2% a 5% do valor do serviço.
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS): é um tributo federal que incide sobre o faturamento das empresas e tem como finalidade financiar a Seguridade Social.
- Programa de Integração Social (PIS): é um tributo federal que incide sobre o faturamento das empresas e tem como finalidade financiar o Programa de Integração Social.
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): é um tributo federal que incide sobre o lucro líquido das empresas e tem como finalidade financiar a Seguridade Social.
- Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ): é um tributo federal que incide sobre o lucro das empresas.
- Contribuição Previdenciária Patronal (CPP): é uma contribuição federal que incide sobre a folha de pagamento das empresas e tem como finalidade financiar a Previdência Social.
Portanto, é importante verificar as leis e normas específicas do município e estado em que a empresa está estabelecida para saber quais tributos devem ser incluídos nas notas fiscais de serviço.
Além disso, recomenda-se consultar um contador para obter auxílio na emissão de notas fiscais e no cálculo dos tributos devidos
Tipo de tributação e % da alíquota da nota fiscal
Considerando a prefeitura de Belo Horizonte, se a clínica médica está tributada como Lucro Presumido, a alíquota atual é de 14,33%. Portanto, como o faturamento desse serviço é geralmente alto, o modelo Simples Nacional não é vantajoso devido a uma alíquota maior.
*Para entender melhor sobre os tipos de tributação para clínicas médicas leia nosso conteúdo: Tipos de tributação para clínicas médicas e consultórios.
Os hospitais têm uma base de cálculo reduzida pelo imposto de renda e CSLL, resultando em uma alíquota menor de acordo com cada prefeitura. Em Belo Horizonte, por exemplo, a alíquota é de 8,3%.
Quais informações precisam ser lançadas na nota fiscal de serviço?
As informações que devem constar na nota fiscal de serviços emitida por clínicas e hospitais podem variar de acordo com a legislação de cada município, estado ou país. No entanto, entre as informações comuns geralmente exigidas incluem:
- Identificação da clínica ou hospital: razão social, CNPJ/CPF, endereço completo, telefone, e-mail, etc.
- Identificação do cliente: nome ou razão social, CPF/CNPJ, endereço completo, telefone, e-mail, etc.
- Descrição dos serviços prestados: nome do serviço, quantidade, valor unitário, valor total, etc.
- Impostos incidentes: alíquotas e valores de impostos como ISS, PIS, COFINS, etc.
- Data da emissão da nota fiscal e número da nota fiscal.
- Eventuais descontos ou acréscimos no valor total da nota fiscal.
- Forma de pagamento: valor total, parcelas, data de vencimento, etc.
- Outras informações relevantes: Por exemplo o número de ordem de serviço, nome do médico ou profissional responsável pelo atendimento, etc.
Além disso, é obrigatório discriminar todos os impostos pagos pelo paciente na nota fiscal, e isso é feito através do IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação).
Uma estimativa é feita informando para o paciente o quanto de imposto ele pagou por aquele serviço especifico.
É importante lembrar que a Receita Federal utiliza todas essas informações para cruzar e verificar os dados e declarações dos contribuintes.” Ou seja, é importante estar atento a esses lançamentos e evitar ser notificado pela Receita por um simples erro ou esquecimento.
Problemas que podem acontecer ao emitir notas fiscais pelo site da prefeitura
O sistema de emissão de notas da prefeitura pode trazer alguns transtornos para o usuário, como por exemplo:
- Instabilidade do sistema: Eventualmente, o sistema utilizado para emitir as notas fiscais pode apresentar falhas e indisponibilidade, o que impede a emissão das notas fiscais.
- Erros de preenchimento: O preenchimento incorreto de informações pode levar à rejeição da nota fiscal, o que pode atrasar o processo e gerar retrabalho.
- Problemas de compatibilidade: Notas podem não ser emitidas devido a incompatibilidade de navegador ou sistema.
- Falta de treinamento: Se o usuário não estiver familiarizado com o sistema de emissão de notas, é possível que ocorram dificuldades na emissão e preenchimento das informações necessárias.
- Erros na configuração: Caso a configuração esteja incorreta pode gerar erros na emissão de notas fiscais e problemas com a fiscalização.
- Problemas com certificado digital: O certificado digital é necessário para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Além disso, caso o certificado esteja expirado, bloqueado ou ocorram problemas técnicos na sua utilização, pode impedir a emissão das notas fiscais.
Como emitir nota fiscal na sua clínica médica de forma pratica e ainda garantir economia?
Utilizando o sistema da ContSelf, o Saude Pay, você pode emitir suas notas fiscais de serviço com praticidade e otimização.
O sistema oferece o certificado A1, armazena as informações dos pacientes na memória, evita problemas na emissão de notas fiscais e, caso ocorra algum problema com o site da prefeitura, emite um RPS (recibo provisório de serviço) para o paciente e coloca a nota fiscal em uma “fila de espera”, sendo emitida assim que a normalização acontecer.
Dentre esses benefícios, a clínica médica também elimina a bitributação, o que proporciona uma economia de até 40%.
Quer saber mais sobre as notas fiscais de serviços e as vantagens do sistema da ContSelf? Assista o nosso vídeo abaixo!